Das papierlose Büro

Das papierlose Büro

Für die einen ist es ein Wunschtraum, für die anderen ein Albtraum: Das papierlose Büro. So ganz gelingt es im Alltag noch nicht, aber die Reduktion von Papier funktioniert auf jeden Fall!

Anita Arneitz

Die Idee des papierlosen Büros ist gerade erst drei Jahrzehnte alt geworden. Ursprünglich war es in den 80er Jahren als Antwort auf den steigenden Papierverbrauch gedacht, den der Einzug von Computer und Drucker in den Büroalltag mit sich brachte. Heute befinden wir uns mit elektronischem Handel, Daten aus der Wolke und Internettelefonie inmitten einer digitalen Informationsgesellschaft. Trotzdem erachten viele Experten das vollkommen papierlose Büro vor allem aufgrund rechtlicher Feinheiten und Vorgehensweisen von Ämtern als nur bedingt möglich. Ein Arbeitsplatz gilt in der Öffentlichkeit dann als papierlos, wenn...

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Schritt für Schritt
Eine Annäherung an eine solche papierlosen Arbeit ist für Unternehmer aber sinnvoll und bringt Vorteile mit sich: Trotz zeit- und kostenintensiver Umstellung auf eine interne elektronische Informationsspeicherung ist der Output beachtlich. Relevante Daten können einfach bereitgestellt und schnell gefunden werden. Raumfläche wird eingespart. Fax, Papier, Drucker, alles nimmt Platz ein und große Aktenberge sind ebenfalls nicht mehr notwendig. Ausgaben für Papier und Druckerzubehör werden reduziert. Die Produktivität erhöht sich, da Informationen schneller geteilt werden, auch die Kommunikation fließt schneller. Wichtige Dokumente sind außerdem nicht gleich für jeden sichtbar.

Mehrfachkopien von Unterlagen fallen weg und der Papierverbrauch ist geringer. Der Postversand von Dokumenten beschränkt sich auf ein Mindestmaß. Eine Reduktion der Kosten und die Entlastung der Umwelt sind die Folge und man positioniert sich als nachhaltiges Unternehmen. In Punkto Verlässlichkeit hat das Papier aber noch immer seinen Stellenwert. Fällt...

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Papierlos nein, Papier reduzieren ja!
Ganz ohne Papier wird es auch in den kommenden Jahren nicht gehen. Eine Verringerung ist aber heute schon mit bestehenden Technologien möglich. Statt faxen scannen Sie doch die Informationen und versenden diese per Mail. Auch wenn die E-Mail vielfach aufgrund der Flut als störend empfunden wird, bietet sie eine hervorragende Möglichkeit, Papier zu sparen. Papierplaner können gegen elektronische Formen am Handy getauscht werden. Social Media Kanäle warten auf die Nutzung und Broschüren können elektronisch übermittelt werden. Wenn drucken, dann mit Bedacht. Rechnungen sind per Mail zustellbar - und diese stellen noch immer eine der größten Papierverbraucher im Betrieb dar.

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Text: Arnita Arneitz
Fotos: Bildagentur Zoonar
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